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Protocollo e Protocollo Informatico

Protocollo e Protocollo informatico

Protocollazione (o registratura): è la registrazione annuale in ordine numerico progressivo di tutte le carte, memorie e provvedimenti in arrivo ed in partenza. 

Protocollo: è il registro che fa fede dell'esistenza del documento. 
 
 
      REGISTRO DI PROTOCOLLO
 
     Elementi principali:
 
  • n. d'ordine;
  • data della registrazione;
  • oggetto;
  • n. allegati;
  • (partenza): destinatario;
  • (arrivo): mittente;
  • data e n. delle carte in arrivo.

     Elementi accessori:

  • n. antecedente;
  • n. susseguente;
  • classificazione;
  • annotazioni.

                      

     

 

        PROTOCOLLO INFORMATICO

 

       A partire dall' 11 ottobre 2015  ( "Regole tecniche in materia di protocollo informatico") ,le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, in base all'articolo 7, comma 5 delle suddette Regole tecniche, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.

       L'adozione di un sistema di Protocollo Informatico permette alle Pubbliche Amministrazioni di razionalizzazione i flussi documentali, eliminare i registri cartacei e ridurre gli uffici di protocollo.

       Il sistema di protocollo informatico opera congiuntamente al sistema di gestione documentale per gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle Pubbliche Amministrazioni.

       Il protocollo informatico consente la corretta registrazione di protocollo, l'assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.

        La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi delle Pubbliche Amministrazioni consente nuove modalità di comunicazione e interazione con cittadini e imprese attraverso l'erogazione di servizi e la realizzazione di un unico punto di accesso.

       I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale e sul protocollo informatico garantiscono la corretta gestione dell'intero ciclo di vita dei documenti dalla produzione alla conservazione. I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di:

  • Documento informatico – Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia di documenti).
  • Flussi documentali e protocollo – Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative.
  • Dematerializzazione – Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita.
  • Conservazione – Supportare l'archiviazione dei documenti informatici e delle copie.

 

     La gestione dei flussi documentali è l'insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle Pubbliche Amministrazioni  tramite la corretta registrazione di protocollo, l'assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.

 

Le recenti regole tecniche per il protocollo informatico (DPCM 3 dicembre 2013) hanno introdotto le seguenti innovazioni:

  • introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di Pubblica Amministrazione con più aree organizzative;
  • revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi;
  • obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della Pubblica Amministrazione;
  • superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico;
  • conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo;
  • modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l'introduzione del codice del registro di protocollo;
  • utilizzo obbligatorio del codice IPA della Pubblica Amministrazione, della denominazione della Pubblica Amministrazione presente sull'anagrafe tributaria  nel   registro di protocollo e nella segnatura di protocollo;
  • disciplina dell'uso della PEC ( Posta Elettronica Certificata) e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici  tra sistemi di protocollo;
  • generazione dell'impronta per ogni documento informatico.

 

 

 

ultimo aggiornamento: mer, 26 giugno 2019 @ 10:19